meldefox ist die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – in rund 20 Minuten eingerichtet. Hinweisgeber melden verschlüsselt und auf Wunsch vollständig anonym; die gesetzlichen Fristen laufen automatisch. Der Betreiber hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihre Fälle.
Unternehmen mit in der Regel 50 oder mehr Beschäftigten müssen seit dem 17.12.2023 eine interne Meldestelle betreiben (HinSchG). Vier Fragen genügen für eine erste Einschätzung.
1 · Wie viele Beschäftigte hat Ihre Organisation (in der Regel)?
2 · Sind Sie im Finanz-/Wertpapier-/Versicherungssektor oder anderweitig reguliert tätig?
3 · Gehören Sie zu einem Konzern/Verbund mit mehreren Gesellschaften?
4 · Sind Sie eine Behörde oder Gemeinde (ab 10.000 Einwohnern)?
Vom vertraulichen Meldekanal bis zur revisionssicheren Fallakte: rechtssicher, verschlüsselt und auf Diskretion ausgelegt.
Öffentliche, gebrandete Meldeseite je Mandant – schriftlich, telefonisch oder persönlich. Drei Anonymitätsstufen, jederzeit offener wählbar.
3 StufenRückkehr über einen einmaligen Token (MFX-7K3D-92QA) + Passphrase – nur als Hash gespeichert. Kein Reset, kein Konto, keine Spuren.
AnonymUploads werden vor dem Speichern bereinigt: EXIF, GPS-Standort, Autor, Gerätemodell fliegen raus – mit sichtbarem Protokoll. Das Original wird nie gespeichert.
Schutz7-Tage-Eingangsbestätigung und 3-Monats-Rückmeldung – deterministisch nach BGB §§ 187 ff. mit Feiertagen je Bundesland, Ampel-Dashboard und Vorfristen.
HinSchG-konformInterner Vermerk vs. Nachricht an den Hinweisgeber – farblich getrennt, mit 60-Sekunden-Rückholfrist. Jeder Statuswechsel in einer Hash-Kette.
RevisionssicherVor jedem Export prüft meldefox regelbasiert auf Namen, Personalnummern, E-Mail und Abteilungen, die auf den Hinweisgeber zurückführen – und blockiert bis zur Freigabe.
§ 8 Schutz§ 36 kehrt die Beweislast um: Hinweisgeber dokumentieren nachträgliche Benachteiligungen mit Datum – der Zeitstempel liegt beweissicher in der Hash-Kette.
BeweiswertDruckfertige A4-Aushänge und A6-Karten mit QR-Code zum Meldekanal (§ 12) sowie ein Kanalnachweis-Paket für Audit & Zertifizierung – auf Knopfdruck.
§ 12Eine Meldestelle für den ganzen Konzern bei getrennter Fallhaltung je Gesellschaft – mit gesellschaftsübergreifender oder -spezifischer Ombudsperson.
Konzern§ 8 HinSchG verlangt strengste Vertraulichkeit der Hinweisgeber-Identität. meldefox macht daraus Technik statt Versprechen: der Betreiber hat keinen Zugriff – nicht per Richtlinie, sondern im Code gesperrt.
Die „Remote-Aufschalten"-Funktion ist im Code gesperrt. Fallinhalte, Identitäten und Anhänge sieht der Betreiber nie.
Fallinhalte mit mandanteneigenem Schlüssel (AES-256-GCM). Ein reiner Datenbank-Dump ist ohne den getrennten Keystore wertlos.
Der Meldekanal protokolliert keine IP-Adressen, keine Tracker, keine externen Fonts. Tor-Zugang wird nicht blockiert.
Strikte Trennung je Organisation, Zwei-Faktor-Pflicht für Ombudspersonen, jede Aktion in einer fälschungssicheren Hash-Kette.
Name, Wunsch-Adresse und E-Mail angeben. Ihre Meldestelle steht in wenigen Minuten unter der eigenen Subdomain.
Kategorien, Logo und Ombudsperson festlegen. meldefox erzeugt den Meldekanal und die gesetzlichen Fristen automatisch.
QR-Aushang drucken (§ 12) – Beschäftigte melden ab sofort vertraulich. Sie behalten alle Fristen im Ampel-Dashboard.
Kein Preis pro Nutzer. Preis auf Anfrage je Organisation · Jahresabo −18 % · Zugang anfragen
Alle Preise netto zzgl. USt, flat je Mandant (nicht pro Nutzer). Alle Pakete: kein Betreiberzugriff auf Fälle, kein IP-Log, eigene Datenbank & Verschlüsselung je Mandant, in Deutschland gehostet. Jahresabo −18 %, monatlich kündbar.
meldefox gehört zur Fox-Familie von Hubfox – gleiche Sicherheits-DNA, gleiche einfache Bedienung.
Registrieren Sie Ihre Organisation – Zugang anfragen.
meldefox ist eine Software für die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Hinweisgeber geben Meldungen über eine eigene Meldeseite Ihrer Organisation ab, die zuständige Ombudsperson bearbeitet sie in einer Fallakte. Die gesetzlichen Fristen von 7 Tagen für die Eingangsbestätigung und 3 Monaten für die Rückmeldung berechnet meldefox automatisch.
Ja. meldefox kennt drei Stufen: anonym, pseudonym und offen. Die gewählte Stufe kann der Hinweisgeber später nur in Richtung mehr Offenheit ändern. Für Rückfragen braucht er kein Konto, sondern meldet sich mit einem einmaligen Fall-Token und einer Passphrase wieder an, die nur als Hash gespeichert wird.
Nein. Die Funktion, mit der sich der Betreiber in ein Kundenkonto aufschalten könnte, ist bei meldefox im Code gesperrt. Fallinhalte werden mit einem Schlüssel je Mandant verschlüsselt (AES-256-GCM), jede Organisation hat eine eigene Datenbank, und der Meldekanal speichert keine IP-Adressen.
Ja. Das HinSchG verlangt, dass Meldungen mündlich, in Textform und auf Wunsch in einer persönlichen Zusammenkunft möglich sind (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Die Ombudsperson erfasst telefonische und persönliche Meldungen in meldefox in derselben Fallakte, in der auch die schriftlichen Meldungen liegen. Für alle Wege laufen dieselben Fristen.
Ja. Mit der Gruppen-Meldestelle betreiben Sie einen Meldekanal für mehrere Gesellschaften, die Fälle bleiben aber je Gesellschaft getrennt. Die Ombudsperson kann für die ganze Gruppe oder nur für einzelne Gesellschaften zuständig sein.
Zugang gibt es auf Anfrage über kontakt@hubfox.de. Eine Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen. meldefox ist ein Produkt von hubfox, die Server stehen in Deutschland.
Wer nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle braucht, was sie leisten muss und welche Bußgelder § 40 HinSchG vorsieht. Mit Quellen.
Fristen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz: Eingangsbestätigung in 7 Tagen, Rückmeldung in 3 Monaten, Löschung nach 3 Jahren. Berechnung mit Beispielen.
Interne Meldestelle an eine Ombudsperson auslagern: was § 14 HinSchG erlaubt, was beim Unternehmen bleibt, gemeinsame und Konzern-Meldestellen.